O Maravilhoso Mundo Novo!
Assinatura de Documentos, Contratos e Atos Societários com utilização do Certificado Digital ICP-Brasil
Por Nivaldo Cleto*
novembro de 2012
Com a prática do uso do certificado digital ICP Brasil como instrumento de assinatura eletrônica, ainda há certa resistência por parte da população, seja por desconhecimento e insegurança dessa nova tecnologia ou por não existirem ainda muitas aplicabilidades no cotidiano. A classe contábil e os empresários utilizam tal tecnologia para atender as obrigações acessórias, como emitir notas fiscais eletrônicas, transmitir o SPED Contábil e Fiscal, entre outras usabilidades.
É óbvio que em tudo aquilo que pudermos utilizar assinatura digital para diminuir a burocracia e agilizar os processos será muito bem recebido pela sociedade. Nesse sentido, vamos falar um pouco do sistema cartorário, principalmente aquele mais utilizado pelo segmento empresarial que são as Juntas Comerciais, responsáveis pelos registros de todos os atos desde a fundação das sociedades empresárias até a sua extinção. Trata-se de um sistema cartorial arcaico, com cerca de 130 anos, que evolui muito pouco, comparado com os avanços da era digital.
O fluxo físico de documentos desde a criação, coleta de assinaturas, reconhecimento de firmas, idas e vindas de mensageiros e motoboys representam um custo inadmissível, considerando as ferramentas tecnológicas e validades legais existentes.
Qualquer ato societário que exija a assinatura de representantes legais pessoas físicas pode ser gerado no meio digital como, por exemplo, uma ata de assembleia anual de sócios de uma sociedade empresária limitada, cujo procedimento até o registro na Junta Comercial, descreveremos a seguir:
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Elaborar a ata, num editor de texto;
Transformar o texto em PDF;
Entrar no portal de assinaturas (www.portaldeassinaturas.com.br) com a utilização de um certificado digital ICP Brasil e fazer um cadastro;
Fazer um upload do arquivo para coletar as assinaturas das partes. Atenção: as partes envolvidas devem possuir um certificado digital Pessoa Física ICP Brasil, válido. (eCPF)
O próprio usuário determina os nomes, CPFs e e-mails das partes que receberão um aviso que foi publicado no portal um ato que depende de assinatura digital;
Após o documento ser assinado pelas partes ele poderá ou não ser impresso;
No ato da materialização ou leitura eletrônica em PDF aparecerá um código que possibilitará a consulta pública do documento e acesso ao arquivo eletrônico devidamente assinado e criptografado;
Não tenho conhecimento que alguma Junta Comercial do Brasil esteja preparada pera receber eletronicamente o ato submetido à análise e registro, algumas delas utilizam um procedimento híbrido, isto é, o ato é materializado e protocolizado de forma física, seguindo o ritual normal de tramitação, análise e registro (requerimento, capa, taxas, etc...);
Na materialização deste ato, constam descrito nas laterais com uma marca d’agua os nomes dos signatários que assinaram digitalmente com o certificado digital ICP Brasil – Pessoa Física (eCPF);
Quando o assessor técnico, analista ou vogal for verificar se o ato cumpriu as formalidades legais, deverá através do código de consulta entrar no portal de assinatura eletrônica e checar se o documento é idêntico ao que foi materializado e se as assinaturas digitais são válidas. Nesse instante, o funcionário público pode baixar o arquivo eletrônico para arquivar no datacenter determinado pelo gestor do sistema utilizado na Junta Comercial;
Constatando que o documento está em boa ordem para arquivamento, o ato materializado seguirá para registro.
Imaginem agora, nas empresas cujos documentos necessitam das assinaturas de dois ou mais diretores, o tempo e dinheiro gastos no procedimento físico para transitar com o documento entre todos os diretores, muitas vezes residentes e estabelecidos em cidades diferentes. Quanta economia representará essa mudança para o meio digital. No “Maravilhoso Mundo Novo”, o “Mundo Digital”, todo e qualquer documento que necessite de assinaturas de próprio punho poderá ser assinado com o Certificado Digital ICP Brasil, com respaldo legal.
Façam um teste gratuitamente no sítio www.portaldeassinaturas.com.br. Aqueles que ainda desconhecem os benefícios da certificação digital, façam o download da cartilha recém-lançada pelo Instituto Fenacon, que esclarece numa linguagem de fácil entendimento o que é um certificado social e suas usabilidades.
(*) Nivaldo Cleto é contador e empresário da contabilidade
