Cuidado com o custo de impressão!
Por Nivaldo Cleto
Revista Fenacon em Serviços 92 - agosto 2003
Grandes corporações estão investindo cada vez mais na solução para gerenciamento das impressões, passando a tarefa de gestão às mãos de parceiros especializados, economizando com isso milhares de reais dos orçamentos cada vez mais enxutos. Se esta solução tem apresentado bons resultados para as corporações, porque não implantamos esses métodos nas nossas pequenas empresas ou 'Small Business'?
As impressoras de jato de tinta se proliferaram, assim como as suas magníficas promoções. Mas, somente na hora de comprar um cartucho de jato de tinta, nós chegamos à conclusão que a grande lucratividade desses fabricantes é com a venda do suprimento. Isso faz com que, no final do seu ciclo de vida, possam custar até cinco vezes mais caro do que uma impressora laser.
Vocês já pensaram quantas impressoras de jato de tinta estão espalhadas pela sua empresa, e quanto economizariam criando uma central de impressão, utilizando as modernas impressoras Laserjet, cujo custo por página impressa chega a R$ 0,10 contra R$ 0,26 das jatos de tinta? Esse ganho, portanto, é relativo ao volume, pois, quanto maior a quantidade de documentos impressos, menor será o custo total de impressão.
Chame seu gerente de informática ou de tecnologia e pergunte quanto a sua empresa gasta com impressão. Comecem desde já a pensar na eliminação dessas impressoras, juntamente com os antigos faxes e máquinas de escaner.
Hoje, elas podem ser substituídas por um único aparelho multifuncional que tem a função de recebimento de fax, escaner, impressora e copiadora, tudo direcionado numa central de impressão dentro da rede da pequena empresa ou até mesmo dentro de sua casa (Home Office). Hoje, é cada vez maior o número de pessoas que compartilham uma pequena rede nas residências.
Essas mesmas empresas que oferecem os equipamentos já dispõem de uma consultoria especializada em 'Outsourcing' de Impressão (fornecimento de soluções destinadas a avaliar, arquitetar e gerir as mudanças através da criação de uma ligação mais estreita entre os seus negócios e a Tecnologia da Informação - TI). Dessa forma, procuram oferecer a melhor solução para a sua empresa renovar o parque de impressão, fazendo com que a economia atingida no decorrer de poucos meses compense os investimentos em consultoria.
A impressão centralizada é uma forma racional de adequar as necessidades de impressão a custos reduzidos, utilizando produtos posicionados para cada situação.
Dois lados
Não esqueçam também que, devido ao grande número de impressões que produzimos para atender as exigências fiscais, diários, razões, livros de entradas, saídas, apuração, etc. ... temos a necessidade de imprimir na frente e no verso para a economia de papel e ocupação de menos espaço nos arquivos.
Os consultores de 'Outsourcing' poderão orientar sobre os programas existentes no mercado que funcionam como uma espécie de tarifador de impressão, controlando e monitorando as estações de trabalho, possibilitando apropriar os custos de impressão por departamento.
Os aplicativos mais utilizados no mercado para esse gerenciamento são o 'PAS - Print Accounting System' e o 'Print Manager (www.symmetry.com.br)'. Tenho certeza que após a implantação desse sistema haverá uma diminuição sensível das impressões durante o mês, propiciando uma considerável economia.
