Liberdade acompanhada

Por Nivaldo Cleto
Revista Fenacon em Serviços 79 - julho 2002

Utilizar emails nas empresas para fins particulares: você é contra ou a favor?

Nos últimos dias os jornais noticiaram que grandes corporações como a Ford e a General Motors demitiram funcionários por justa causa em virtude dos mesmos estarem utilizando este meio de comunicação para fins pessoais, espalhando mensagens obscenas e pornográficas. A polêmica é muito grande e a jurisprudência ainda não foi formada para saber se realmente é proibido o tráfego de mensagens particulares nos equipamentos de nossas empresas.

Uma pesquisa da Nielsen/NetRatings realizada no fim do ano passado mostrou que em países como EUA, Itália, França e Austrália os usuários passam o dobro do tempo navegando no trabalho do que em casa, pois, além da economia com ligações telefônicas, a velocidade de acesso nas empresas é bem maior.

Nós, empresários, ao disponibilizarmos uma conta de email e livre acesso à Internet aos nossos colaboradores, o fazemos pela necessidade de os adequarmos ao mundo digital, pois entendemos que sem a utilização desta ferramenta de trabalho, torna-se impossível conviver no meio empresarial.

Após a contratação, normalmente fornecemos uma conta de email com a extensão do domínio da nossa empresa. Por exemplo: os diretores e colaboradores da Fenacon possuem uma conta com o nome@fenacon.org.br que os identifica perante o universo empresarial.

Com a finalidade de evitar a entrada de vírus, devemos coibir, dentro da rede empresarial, a utilização de contas de email fora do domínio da empresa, senão perdemos o controle para as estatísticas e criação de regras para navegação e mensagens.

Uso responsável

Muitos usuários ainda não caíram na realidade do poder destas ferramentas e que elas devem ser utilizadas com seriedade, pois do contrário acabam sobrecarregando a rede com uma série de inutilidades que são responsáveis por 70% do tráfego na Internet.

Essas pessoas acham que dispomos de todo o tempo do mundo para ler todos os avisos, alertas de vírus, mensagens divinas, fotos de pessoas desaparecidas, correntes da felicidade, filmes etc. ... fazendo com que pelo menos 50% do nosso tempo seja perdido para apagar estas mensagens e esperar que elas sejam baixadas do provedor.

Quem já não passou por uma situação de estar esperando um email importante para fechar uma proposta, concluir uma perícia, uma apresentação, palestra ou um laudo e ter que ficar esperando um tempo enorme, através de uma linha discada, aquele filme com bobagens com cerca de 1 megabyte, baixando antes de chegar a mensagem que vai nos ajudar nos negócios.

Numa ocasião eu estava num hotel em Natal e minha caixa postal demorou uma hora e meia para baixar as mensagens. Isto ocorreu porque uma pessoa havia me enviado uma mensagem com 2 megabytes com um filme publicitário que nada tinha a ver com meus negócios. Mal sabe ela o tamanho da conta do hotel.

Defenda-se!

O Outlook Express possui uma ferramenta importante para filtrar mensagens. Clique na barra de ferramentas no menu 'Mensagens', em seguida em 'Criar regras para mensagens'. Assim você poderá limitar o tamanho das mensagens deletando diretamente no servidor. Também poderá eliminar no servidor contas de emails indesejadas, fazendo com que as mensagens sejam eliminadas no servidor, além de aplicar uma série de regras importantes para organizar suas pastas.

O simples fato de enviar e receber mensagens com arquivos grandes prejudica a navegação na Web para quem necessita acessar páginas a fim de realizar trabalhos sérios de pesquisa ou da nossa rotina diária, congestionando assim a rede interna e o link da empresa provedora do meio de comunicação com a Embratel.

Confesso que no início da era digital achava interessante enviar aos meus amigos notícias e outras bobagens. Até ficava um pouco chateado com quem reclamava. Porém, com o passar dos anos tive que me policiar e até eliminar de uma vez o envio de mensagens para as pessoas da minha lista, para não virar escravo do email.

Faça um teste na sua empresa pedindo para um técnico monitorar a rede através de programas especializados em buscas, para saber quais páginas foram visitadas durante o expediente. Tenho certeza que irão se surpreender com grande parte dos endereços visitados que nada tem a ver com o seu negócio.

Supervisão

Considerando que grande parte dos colaboradores não possuem facilidade de acesso nas suas residências, uma das soluções seria a criação de um horário, fora do expediente normal de trabalho, para que as pessoas possam navegar com a finalidade de solucionar suas necessidades: movimentação de conta bancária, leitura de notícias, utilização dos emails particulares via webmail. Afinal, a utilização da Internet é essencial para a vida particular de cada um.

Mesmo assim, precisamos controlar o tráfego criando regras, tais como: bloquear downloads, proibir sites com conteúdos pornográficos, salas de bate-papo, bloqueios de emails com suspeita de vírus e mensagens indesejadas (Spams), que passariam antes pela supervisão do webmaster ou do seu gerente de informática.

Sabendo tratar coletivamente a sensibilidade do público interno e dos colaboradores e levando-se em consideração que também é impossível privilegiar individualmente opiniões e sentimentos dentro das empresas e seus negócios, por tudo isto, recomenda-se 'acompanhar' o uso da liberdade.