Aplicativos que agilizam

Mensalmente, na era da tecnologia da informação, surgem aplicativos que facilitam e agilizam nossos trabalhos

Estudos de tendência mostram que utilizaremos cada vez menos papel para leitura de livros, jornais, revistas e até mesmo de documentos utilizados no trabalho. Muitos ainda não acreditam nesta hipótese; porém, como testemunha viva dessa transformação, posso relatar um fato que exemplifica essa mudança na rotina de uma empresa contábil e consultoria.

Um escaner, um software Implantamos uma espécie de linha de montagem onde todos os documentos que entram são escaneados através da máquina da Xerox Rodaca (escaner, impressora, copiadora, fax), como guias de recolhimento de impostos e contribuições, cartões CNPJ, RG, CPF, contratos, atas e alterações estatutárias.

Para este trabalho, utilizamos dois aplicativos. Um deles é o ProScanDoc, que gerencia dentro da nossa Intranet o local que o documento digitalizado ficará arquivado.

Quando necessitamos localizar o contrato social de um cliente, por exemplo, em vez de solicitar ao colaborador que cuida do arquivo (físico), localizamos com rapidez a imagem do documento através de qualquer computador ligado à rede. Todas esses "documentos" em forma de imagem foram con-centrados em um servidor.

Caso meu cliente queira uma cópia desse contrato localizado, enviamos por e-mail em forma de anexo atachado). Quando o cliente recebe essa imagem, ele imprime com a mesma qualidade de uma fotocópia (se tiver impressora laser, é claro!!).

Na prática, esta seqüência somente pode ser feita com empresa de médio porte, que já detém tecnologia. Entretanto, com a constante popularização da Internet, dentro de mais dois ou três anos, acredito, isto será uma prática comum também em pequenas empresas.

Software universal

Existe um aplicativo gratuito (freeware) chamado Acrobat Reader que é muito utilizado para leitura de livros e revistas eletrônicas. Por exemplo, a Revista da Fenacon em Serviços (que está disponibilizada no Portal da Fenacon) ou o Manual de Contabilidade da Lei da Responsabilidade Fiscal (Portal do Conselho Federal de Contabilidade); ambas estão em formato PDF, ou seja, disponíveis para leitura em Acrobat Reader.

Este programa é excelente e já está sendo utilizado em grande escala, pois, além da facilidade de leitura do livro ou da revista, ele diminui o tamanho dos arquivos em bytes viabilizando o tráfego na Web.

Meu interesse foi tão grande que adquiri, através da Internet, o pacote completo de softwares da Adobe Acrobat produzido pela Adobe Systems Incorporated. Esse conjunto de softwares me permite converter os arquivos eletrônicos em PDF (Portable Document Format). Ou seja, posso agora além de ler, também criar meus próprios arquivos PDF. Compramos esse pacote de softwares por R$ 612,00, versão 5.0, em português.

Foi com ele que mudei o meu pensamento sobre o fim da impressão em papel. Agora, todos papéis importantes que passam pelas minhas mãos, envio para escanear, em seguida eu importo a imagem, digitalizo rapidamente, transformando num arquivo digital. Além desta facilidade, ele possui uma impressora digital (virtual), chamada Acrobat PDF Writer que você escolhe na hora de imprimir.

Em vez de você jogar dinheiro fora imprimindo em papel, é criado um arquivo digital (PDF) que pode ser lido de qualquer PC que possuir o Acrobat Reader. Saliento que o arquivo PDF também pode ser impresso em papel. Cito alguns exemplos da utilização deste programa no meu trabalho:

1 - Quando terminamos de fazer as declarações de Imposto de Renda dos clientes, em vez de imprimir em papel, dei instruções para que fossem "impressas" em formato Acrobat PDF Writer, ou seja, convertidas para PDF. Após esta "impressão" em formato digital deixamos arquivado num diretório específico no servidor, onde todos poderão acessar a qualquer tempo. Importante: "não esqueçam de fazer backups diários".

2 - Quando nosso departamento legal conclui a abertura de uma nova empresa, comunica a todos os setores por e-mail, anexando o arquivo PDF do Contrato Social, CNPJ e Inscrição Estadual para conhecimento e respectivos cadastros. Este é o protocolo digital de que todos foram informados, extensivo ao cliente, caso ele tenha e-mail.

3 - Os relatórios financeiros distribuídos aos diretores da Fenacon são distribuídos num único documento em PDF com diversas páginas de fácil manuseio.

4 - A revista da Fenacon em Serviços é a campeã de downloads no nosso Portal (www.fenacon.org.br) e está no formato PDF.

5 - A partir de julho, após a quitação da GPS eletrônica, em vez de imprimir em papel, iremos imprimir em PDF.

6 - As perícias judiciais que necessitam ser devolvidas para correição ou inspeção, são digitalizadas e transformadas num único volume para que eu possa terminar os trabalhos sem a necessidade de retirar o processo no fórum.

Esse pacote de softwares Adobe Acrobat, além de converter praticamente todos os arquivos produzidos no computador em uma liguagem universal de leitura (desde editores de texto como Word, planilhas, fotos), ele cria formulários, salva páginas da Web, edita textos gravados em PDF, além de uma gama de outras funções que somente aqui não dá para discorrer. Imaginemos que daqui a alguns anos iremos contar aos nossos netos ou bisnetos que existia um departamento nas empresas onde poucas pessoas gostavam de trabalhar chamado de "Arquivo".