Trabalhando em grupo, à distância, mas em tempo real

Os comunicadores instantâneos utilizados na internet (do tipo ICQ) tem deixado o plano da brincadeira e do uso doméstico, para o campo das empresas. Essas ferramentas, ou melhor, esses softwares de comunicação através dos quais é possível travar diálogos com várias pessoas ao mesmo tempo em diferentes lugares do mundo, têm se mostrado um eficiente meio de comunicação entre equipes de trabalho. Principalmente porque passamos a maior parte do tempo em frente de um computador e cada dia mais irritados com reuniões pessoais, além de uso e gastos desnecessários com telefone.

Em minha empresa, após testar diversos comunicadores instantâneos existentes gratuitamente na internet, como o ICQ, o ComVC e o AOL Instant Messenger, escolhemos o aplicativo MSN Messenger, da Microsoft. É com este último que tentarei esboçar aqui a importância da utilização deste tipo de comunicador nos negócios. Tudo começou quando, durante as reuniões internas na minha empresa, eu proibia minha assistente de me interromper.

Algumas vezes, porém, era impossível deixar de atender a um cliente ou mesmo esclarecer algum assunto que apenas com um sim ou não poderia mudar o rumo dos negócios. Foi dessa forma que resolvemos instalar este aplicativo nas máquinas das pessoas que estão diretamente envolvidas no processo produtivo.

O MSN Messenger possibilita que as pessoas escolhidas ou autorizadas façam contato imediato através de uma janela de bate-papo que abre nos dois PCs, evitando aquela campainha irritante do celular no meio das reuniões ou mesmo aquela interrupção abrupta no momento mais importante da reunião.

É muito prático e ágil pois uma pequena frase resolve o problema, não necessitando perder tempo com o contato telefônico. Nós temos que escolher a dedo as pessoas autorizadas a participar do grupo senão podemos acabar com o nosso sossego. Vocês podem enviar convites para as contas de e-mail selecionadas.

Hoje estão no meu grupo minha assistente, meu sócio, o encarregado do sistema da Clássico, minha esposa, o Webmaster da Fenacon, o presidente Pedro Coelho, os três clientes de maior importância, o produtor do Press Clipping Fenacon e diretores da Fenacon que estão mais ligados aos meus trabalhos. Tenho utilizado o Messenger em diversas ocasiões e um dos grandes pontos positivos é que as conversas têm sido rápidas e objetivas.

Fazendo ligações interurbanas

O MSN Messenger possibilita fazer ligação telefônica para qualquer parte dos Estados Unidos a um custo de U$ 0,02 o minuto. Você telefona do seu computador para um aparelho telefônico comum. Para viabilizar esta operação o usuário deverá comprar créditos pela internet da empresa NET2Phone. Ao depositar fundos em uma conta Net2Phone (valor mínimo do crédito de US $25,00). Sem contar que as ligações feitas nos Estados Unidos para qualquer outra parte deste país são grátis). Não esperem ter a qualidade de uma ligação normal, via aparelho telefônico. Mas vale a pena tentar. Por isso, ainda não recomendo o uso deste telefone alternativo no meio corporativo.

Usando o microfone do computador

Os programas de comunicação instantânea também permitem "conversar" de verdade e não apenas "teclar". Para tanto, é necessário adaptar microfones em seu computador. É necessário também ter uma placa de som e alto-falantes. Isto possibilita comunicação através da internet a um custo zero. Vale lembrar que esse aparato de som, quase sempre acompanha o equipamento que você comprou, mas por não saber usar, microfones e caixas de som ficam guardados.

É o chamado kit multimídia. A esse kit pode ser ainda agregada uma câmera de vídeo, ou uma "webcam", como é conhecida a versão do produto compatível com os computadores. Aí sim, a comunicação é completa: som, imagem e, se quiser, palavras tecladas.