{"id":291,"date":"2013-02-20T16:29:48","date_gmt":"2013-02-20T19:29:48","guid":{"rendered":"http:\/\/www.nivaldocleto.cnt.br\/news\/?p=291"},"modified":"2013-02-20T16:29:48","modified_gmt":"2013-02-20T19:29:48","slug":"empresas-agem-para-reduzir-uso-de-e-mail-entre-funcionarios","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/nivaldocleto.cnt.br\/blog\/empresas-agem-para-reduzir-uso-de-e-mail-entre-funcionarios\/","title":{"rendered":"Empresas agem para reduzir uso de e-mail entre funcion\u00e1rios"},"content":{"rendered":"
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FELIPE MAIA
\nDE S\u00c3O PAULO
\nREINALDO CHAVES
\nCOLABORA\u00c7\u00c3O PARA A FOLHA<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

Um m\u00eas e meio de trabalho: esse foi o tempo que uma equipe da farmac\u00eautica Boehringer Ingelheim calcula ter ganho ao reduzir o volume de e-mails enviados. O n\u00famero caiu de 9.515 por pessoa em 2011 para 6.656 em 2012.<\/p>\n

“Reduzimos em 2.859 o n\u00famero de e-mails por funcion\u00e1rio. Se voc\u00ea contar que perde cinco minutos com cada mensagem, isso representa um m\u00eas e meio de trabalho por ano”, diz Fabio Rodrigues, 38, gerente da empresa respons\u00e1vel pela iniciativa, motivada, segundo ele, pelo fato de a equipe ter se tornado “escrava” da ferramenta.<\/p>\n

A meta foi alcan\u00e7ada por meio de a\u00e7\u00f5es educativas, como mostrar quando enviar uma mensagem era realmente necess\u00e1rio ou quando era mais eficiente conversar pessoalmente ou por telefone.\u00a0<\/span><\/p>\n

“\u00c9 errado responder e-mails sobre o mesmo assunto diversas vezes. Se a quest\u00e3o tem mais de tr\u00eas mensagens, na maioria das vezes \u00e9 melhor resolver o problema pessoalmente ou por telefone”, afirma Sergio Guimar\u00e3es, diretor da consultoria Academia do Tempo.<\/p>\n

Esse tipo de aprendizado \u00e9 necess\u00e1rio para que o e-mail n\u00e3o se torne um “vil\u00e3o” da produtividade, com os profissionais perdendo tempo para responder a centenas de mensagens, em vez de, efetivamente, produzir.<\/p>\n

“\u00c9 preciso entender que enviar e responder e-mails \u00e9 s\u00f3 mais uma entre as tarefas do dia”, destaca o consultor em gest\u00e3o do tempo Christian Barbosa, da Triad PS.<\/p>\n

ORGANIZA\u00c7\u00c3O<\/strong>
\nDe acordo com especialistas, o principal pecado dos profissionais em rela\u00e7\u00e3o ao e-mail \u00e9 chec\u00e1-lo constantemente e ativar alertas para mensagens que chegam. O ideal \u00e9 estabelecer hor\u00e1rios espec\u00edficos para a tarefa.<\/p>\n

“As pessoas t\u00eam a sensa\u00e7\u00e3o de que est\u00e3o perdendo algo por n\u00e3o ver o e-mail, mas \u00e9 uma cren\u00e7a falsa, a n\u00e3o ser que sua fun\u00e7\u00e3o seja de suporte ou de vendas, por exemplo, que exigem respostas imediatas”, diz o consultor de produtividade Alexandre Borin.<\/p>\n

E, mesmo nesses casos, o indicado \u00e9 determinar hor\u00e1rios fixos para verificar a caixa de entrada -15 minutos a cada hora, por exemplo.<\/p>\n

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Essa percep\u00e7\u00e3o de que o e-mail pode mais prejudicar do que ajudar o trabalho est\u00e1 fazendo com que algumas empresas tomem atitudes extremas. Na companhia de tecnologia Atos, a meta \u00e9 zerar o n\u00famero de e-mails trocados entre os funcion\u00e1rios at\u00e9 o fim deste ano.<\/p>\n

Em substitui\u00e7\u00e3o, eles devem usar meios como programas de mensagens instant\u00e2neas e ferramentas de colabora\u00e7\u00e3o na rede social corporativa, que permite que v\u00e1rios funcion\u00e1rios trabalhem em um mesmo projeto diretamente, editando um relat\u00f3rio em conjunto, por exemplo, sem precisar trocar v\u00e1rias mensagens entre si.<\/p>\n

Al\u00e9m disso, os funcion\u00e1rios receberam\u00a0treinamento<\/a>\u00a0comportamental sobre o assunto. Um dos assuntos abordados foi a pr\u00e1tica de mandar e-mails com c\u00f3pias para contatos que n\u00e3o est\u00e3o diretamente envolvidos na quest\u00e3o. Isso faz com que v\u00e1rias pessoas respondam a mensagem para todos os profissionais que est\u00e3o “copiados”, gerando uma espiral sem fim de e-mails.<\/p>\n

“A gente chama de ‘o v\u00edcio da formaliza\u00e7\u00e3o’. Muitas vezes, voc\u00ea precisa necessariamente ‘copiar’ seu chefe na mensagem, mas na maioria dos casos a pessoa tem o costume de mandar a mensagem para gente que n\u00e3o tem nada a ver com o assunto”, afirma Elio Soares, gerente de recursos humanos da empresa para a Am\u00e9rica Latina.<\/p>\n

Mesmo nos casos em que \u00e9 preciso enviar a mensagem para v\u00e1rios destinat\u00e1rios, o indicado \u00e9 colocar os destinat\u00e1rios em “c\u00f3pia oculta”, assim, n\u00e3o h\u00e1 o perigo de algu\u00e9m responder ao e-mail “para todos”, gerando ac\u00famulo de mensagens. Nesse caso, deve-se informar, no texto, quais pessoas est\u00e3o recebendo o\u00a0correio eletr\u00f4nico<\/a>.<\/p>\n

Marcelo Kopitar, 42, gerente de processos da Atos, diz que a iniciativa do “zero e-mail” fez com que os funcion\u00e1rios tivessem mais contato. “Antes, a pessoa estava atr\u00e1s de mim, mas eu acabava mandando e-mail. Agora eu converso e em segundos est\u00e1 resolvida a quest\u00e3o.”<\/p>\n

“Se o e-mail n\u00e3o \u00e9 conclusivo, mas, sim, para ‘jogar a batata’ para a frente, melhor n\u00e3o usar”, afirma Eduardo Casarini, 36, presidente da loja Flores Online. Ele conta que, ao entrarem na empresa, os profissionais recebem orienta\u00e7\u00f5es sobre como usar a ferramenta. Uma das recomenda\u00e7\u00f5es \u00e9 escrever textos conclusivos e diretos.<\/p>\n

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Ele afirma que costuma responder com um “n\u00e3o li, est\u00e1 muito grande” aos e-mails que saem desse padr\u00e3o.<\/p>\n

Mesmo nos casos em que \u00e9 preciso documentar decis\u00f5es ou o andamento de um projeto, por exemplo, o ideal \u00e9 que a mensagem do e-mail seja conclusiva, e n\u00e3o contenha d\u00favidas que precisar\u00e3o ser sanadas virtualmente.<\/p>\n

ALTERNATIVAS<\/strong>
\nEm substitui\u00e7\u00e3o ao e-mail, ganha for\u00e7a o uso de redes sociais corporativas, que ajudam os profissionais a organizar as informa\u00e7\u00f5es sobre um projeto, em vez de fazer com que eles tenham de mandar centenas de mensagens.<\/p>\n

Na alem\u00e3 Basf, os funcion\u00e1rios t\u00eam acesso a uma esp\u00e9cie de “Facebook interno”, em que podem criar comunidades e f\u00f3runs de discuss\u00e3o.<\/p>\n

“Muitos projetos e arquivos passaram a ser compartilhados, o que torna desnecess\u00e1rio o e-mail e torna as mensagens mais r\u00e1pidas”, afirma Priscila de Caires Mendes, consultora de comunica\u00e7\u00e3o corporativa da empresa.<\/p>\n

Antonio Cosenza, professor da ESPM, diz que as redes devem ser usadas com bom senso.”\u00c9 comum encontrar assuntos \u00edntimos em redes sociais de empresas.”<\/p>\n

Saiba como tornar o e-mail um aliado da produtividade, e n\u00e3o um sugador de tempo<\/strong><\/p>\n

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Fonte: Folha de S.Paulo<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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